Gestione del tempo: La Matrice di Eisenhower

Per riuscire a raggiungere con successo i tuoi obiettivi, individua e definisci le tue priorità;  gestisci al meglio il tempo a tua disposizione. Quanto più pianificherai il percorso in modo efficace, tanto più ottimizzerai gli sforzi, agirai in modo performante, raccoglierai i frutti del tuo lavoro.

Il primo strumento di Time Management di cui ti voglio parlare è la matrice Urgenza/Importanza, detta anche Matrice di Eisenhower. Questo strumento ti permette di ordinare le tue attività per livello di priorità, potendo così dedicare tempo ed energia ad alcune, e meno o nulla ad altre.

La prima distinzione che dobbiamo fare per comprendere la matrice di Eisenhower è tra il concetto di urgenza e quello di importanza.

Per Eisenhower:

“Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.

Come si traduce questa citazione in termini pratici?

Le attività urgenti sono le cose a cui pensi di dover far fronte immediatamente: possono essere, ad esempio, email e telefonate.
Le attività importanti, invece, sono quelle rilevanti nel lungo termine, capaci di accrescere il nostro valore e di condurci ai nostri obiettivi.

Molto spesso, scindere le attività urgenti da quelle importanti può essere complesso; il metodo Eisenhower è una guida eccezionale in questo senso.

Si tratta di un prezioso strumento decisionale, che ti aiuta a gestire il tempo efficacemente orientandoti verso una maggiore produttività eliminando gli ostacoli.

Vediamo insieme le applicazioni del metodo Eisenhower nel time management e come fare per stabilire correttamente le tue priorità.

Come detto, la matrice prevede due variabili:

  1. Urgenza: attività da compiere e chiudere entro una scadenza temporale imminente, altrimenti si generano problemi, conseguenze negative, si bloccano altre situazioni, ecc.;
  2. Importanza: attività a medio/lungo termine, gestibili in un tempo più ampio, ma in grado di produrre grande beneficio, di migliorare drasticamente lavoro/vita.

La matrice di Eisenhower si compone di 4 quadranti che danno luogo a 4 differenti posizionamenti di priorità delle tue attività e progetti.

Andiamoli ad analizzare nel dettaglio.

DELEGA – Urgente, ma non importante.

Questa attività deve essere svolta nel breve, tuttavia non è particolarmente importante (per te ed i tuoi obiettivi). Puoi quindi delegarla ad altri oppure valutare di farla slittare in là nel tempo, quando sarai più libero.

Troppe attività in questo quadrante ti obbligheranno a badare ad urgenze non determinanti, magari di altri, ed a trascurare le attività realmente importanti e funzionali ai tuoi progetti.

CRISI – Urgente ed importante.

Qui non hai scelta, l’attività è urgente ed importante. Devi attivarti e correre :progetti in scadenza, eventi critici, opportunità da cogliere, ecc.). Ferma tutto il resto e dedicati a queste cose.

Troppe attività in questo quadrante ti terranno sempre in emergenza, non sarai tu a gestire le tue attività, ma questi impegni critici a determinare il tuo tempo e le tue giornate.

MIGLIORAMENTO – Non urgente, ma importante.

Qui risiede il maggior margine di opportunità per te: attività molto importanti per te, su cui non vi sono scadenze o urgenze specifiche. Ciò significa che puoi PIANIFICARLE per tempo ed in modo efficace!

Più attività ricadono in questo quadrante e maggiore potrà essere la tua qualità di vita e di lavoro, meglio potrai schedulare tempi ed energie nel tempo, al fine di raggiungere gli obiettivi così come pianificato a monte.

SPRECO – Non urgente e non importante.

Queste attività puoi valutare di eliminarle del tutto, al massimo delegarle ad altri, visto che non sono per te importanti, né hanno specifiche urgenze di essere svolte.

Avere attività in questo quadrante significa – di fatto – sprecare il tuo tempo e sottrarlo ad attività più funzionali ai tuoi progetti.

Come usare la Matrice di Eisenhower?

Non esiste una regola fissa. Puoi provare ad usarla una volta ogni 2 o 3 mesi, per  ordinare le tue attività, dargli un ordine di priorità, investire maggiori energie su alcune, eliminarne altre, delegarne il resto. Ti potrebbe aiutare a rimanere focalizzato su ciò che è importante e quindi a sfruttare al meglio il tempo e le energie.

Ecco come procedere:

  1. elenca a ruota libera tutte le attività e gli impegni a cui stai dedicando tempo, e quelle a cui dovrai comunque nel breve dedicarvi tempo;
  2. ordina le varie attività per importanza, ed al di là del fattore di urgenza temporale;
  3. riordinato l’elenco, valutane il livello di urgenza e posizionale nei rispettivi quadranti;
  4. procedi ad ordinare le varie attività elencate all’interno dei quattro quadranti;
  5. individua le attività da delegare e/o da eliminare;
  6. focalizzati quindi su quelle importanti da svolgere nel breve (se ve ne sono), dopodiché su quelle pianificabili nel medio/lungo periodo.

L’obiettivo è arrivare minimizzare il quadrante delle emergenze che comunque ci saranno sempre e comunque e svuotare quello degli sprechi. Dopodiché popolare quanto più possibile quello del miglioramento, dove risiede l’opportunità di pianificazione. Questo approccio per la gestione del tempo e dei tuoi impegni richiede un certo periodo di adattamento e di allenamento, ma con un po’ di esercizio e di buona volontà, questa matrice potrebbe snellire o semplificare permettendoti così il raggiungimento degli obiettivi prefissati dal tuo plan.

Quali vantaggi e svantaggi possiede il metodo Eisenhower?

La matrice di Eisenhower vi aiuta a migliorare la gestione del tempo. Una chiara e inequivocabile definizione delle priorità porta alla realizzazione dei progetti più importanti per primi. Il metodo è particolarmente pratico per chi occupa posizioni dirigenziali, in quanto il suo tempo è particolarmente limitato e può così tranquillamente delegare i compiti meno importanti ai propri dipendenti. Ciò a sua volta offre il vantaggio di coinvolgere maggiormente i dipendenti nei processi lavorativi dell’azienda.

Tuttavia, il metodo presenta anche alcuni svantaggi. Spesso è difficile valutare correttamente l’importanza di un compito. Di conseguenza può accadere che i task importanti siano delegati ai dipendenti sbagliati e che, di conseguenza, non siano completati in modo soddisfacente. Per quanto riguarda l’urgenza, invece, può essere determinata da scadenze. Se non viene fissata una scadenza, il dipendente si trova a dover stabilire da solo l’urgenza dell’incarico.

Un altro problema può essere la distribuzione non uniforme dei compiti. Siccome le mansioni importanti tendono a essere anche urgenti e gli incarichi urgenti solitamente sono anche importanti, il lavoro da portare a termine finisce per essere delegato solo a poche persone o dipartimenti. Il risultato è che tali compiti non possono essere delegati o accantonati.

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